ISO9001质量管理系统文件包括质量手册、程序文件、质量计划、作业文件、质量记录。技术文件包括产品图案、采购规范、工艺文件、检验规程、可靠性规范、产品说明书等。外来文件包括法规文件、标准、供应方相关文件(如企业标准、检验规范)客户提供的图案和工程规范等。上述系统文件标准也明确了控制要求。文件发布前，其适用性应予批准。对于大多数企业来说，在文件发布之前，应该得到授权人的审查和批准，审查是为了保证文件的正确性和适用性，属于技术和业务活动。发表的文件应保持清晰、易于识别和检索。有效文件的标识必须具有唯一性。也就是说，文件号码、版次号码、修善。档案发布后，还应建立档案目录、档案发布、档案回收等台帐。文件的无效也要加上标志，充分识别。